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数据采集说明



一、 安装会计管理系统的好处

我们会在您公司安装一套会计管理系统(含数据采集功能),这套系统会非常方便您的日常管理。

1、 它可以实时查询您客户的开票情况、收款情况;

2、 可以实时查询供应商的采购情况、付款情况;

3、 可以很方便地输出客户和供应商对账单,方便对账;

4、 如果全部销售业务都开票的话,基本可以替代您公司的内账。

5、 可以实时查询库存结余情况。

6、 可以实时查看当月要缴的税额。

7、 还有其他很多功能。

二、 什么是数据采集?

以前,会计通过电话口头方式,或让您以书面形式提供必要的信息以完成账务处理。现在改用客户端的方式让您便捷地的提供相关信息,这就是数据采集。

您在平时用电脑开具销售发票时,每次花三十秒的时间顺带将销售发票录入系统。在平时取得货物采购发票时也是一样的,做一下录入。同时,在发生收付款时,将收付款金额也通过系统做一下采集。

三、 还要做数据采集,那不是很麻烦?其他代理公司都不需要做这个。

正好相反,通过系统做采集可以节省您大量的时间。因为做账除了需要发票,还需要7类额外的信息(下面将为您介绍),这些信息通过口头或书面形式提供是非常复杂的,会使您多花十几二十倍时间不止。

其他代理公司之所以不需要通过系统做数据采集,是因为他们是通过口头或书面形式让您提供信息的。实际上因为复杂性和配合不紧密,他们基本不会向您索取这7类信息,让您感觉很轻松。但做出来的账混乱程度可想而知。

四、 做账需要哪些额外的信息,为什么需要这些信息呢?

下面通过提问并解释为什么提问的方式来回答这个问题。

1、 销售货品对应的进项货品名称是什么?(因为开票名称往往与进货名称不同)

2、 销售货品的进货价格是多少?(因为经常在开销售发票时,还没取得进货发票)

3、 销售的货品是如何获得的?(是直接采购来的、组装而来的,还是生产而来的?因为不同的来源成本计算方法是不同的。)

4、 销售的货品实际出库品项和数量是怎样的?(因为有时开发票可能写一些统称,或使用综合计量单位)

5、 所销售的货品,是由哪些原材料构成的?(因为如果是生产型、组装型的货物,我们必须要知道其材料成本)

6、 某张进货发票,它上面的货品是以前就销售掉了,还是用在以后销售的?(因为采购发票的取得,跟货物销售是不同步的,必须分清归属才能入账)

7、 所提供的发票,销售款收到了吗?采购款付款了吗?是通过什么方式结算的呢?(因为并不是开票就代表收付了货款,收付了货款也不一定都是通过对公银行账户)

以上信息从所提供的发票上是很难获得的,不关注上述信息的账基本不是瞎做就是错漏百出。

五、 要采集这么多信息,会不会很复杂,我们能做得来吗?

要提供这么多信息,的确很复杂。但我们的系统相当智能,这就是我们的优势。所有这些信息的获取都是在无形中完成,您只需要照着发票,把上面的部分信息原封不动地录入系统即可。绝大多数情况下,每张发票录入所需时间仅在三十秒以内。

六、 所需的信息不通过系统采集,直接告诉会计行吗?

不行!实践证明通过口头和书面形式告诉会计是行不通的。并不是因为会计不愿意这么做,而是因为这会让事情变得非常复杂,同时您所花费的时间也将比通过系统采集多出十倍、二十倍不止。再加上我们与您两地相隔,这些都客观地使您没有办法及时完整地提供会计所需的信息。

目前,所有其他的会计代理公司都面临着这个问题,会计账目基本都是混乱的。我们是唯一一家通过会计管理系统高效解决这一问题的公司。

七、 数据采集都我们做了,你们鑫启点做什么?你们帮忙做数据采集行吗?

我们鑫启点提供十六项基础服务、十项附加服务,而数据采集只是为了给我们做账提供部分额外信息,工作量是极少的。通过系统进行数据采集,会为您节省大量沟通的时间。

因为所采集的信息只有你们知道,所以必须由你们完成。如果不由你们亲自采集信息,一定会带来会计账目的混乱,也会损失我们原本能够提供的众多优质服务。

 


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